Privatlivspolitik for KIM-YEN NGUYEN

Denne privatlivspolitik redegør for, hvordan personoplysninger og fotografisk materiale behandles hos KIM-YEN NGUYEN i Odense, samt hvordan databeskyttelsesforordningen (GDPR) og den danske databeskyttelseslov overholdes ved booking, fotoopgaver og drift af hjemmesiden.

1. Dataansvarlig og kontaktinformation

KIM-YEN NGUYEN er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger og det billedmateriale, der indsamles i forbindelse med henvendelser, fotoopgaver og drift af hjemmesiden.

Stamdata og kontaktoplysninger:

  • Virksomhedsnavn: Nguyen, Aspiring & Visual Lab

  • Indehaver: Kim-Yen Nguyen

  • Adresse: Vestergade 75C, 1., 5000 Odense C, Danmark

  • E-mail: kyn@kimyennguyen.dk

  • Webadresse: www.kimyennguyen.dk

2. Indsamling, formål og retsgrundlag

Der indsamles alene personoplysninger, der er nødvendige for at indgå og opfylde aftaler om fotoopgaver, besvare henvendelser og yde kundeservice.

Henvendelser og booking forespørgsler

  • Ved brug af kontaktformularen på hjemmesiden eller ved e-mailkorrespondance indsamles navn, kontaktoplysninger (e-mailadresse, telefonnummer) og detaljer om den ønskede fotoopgave (type af fotografering, dato, lokation og specifikke ønsker)

  • Formål: Besvare henvendelser, afgive tilbud, indgå aftaler om fotooptagelser og koordinere den praktiske gennemførelse.

  • Retsgrundlag:Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (nødvendig for at indgå eller opfylde en kontrakt) samt artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at besvare forespørgsler).

Gennemførelse af fotoopgaver og fakturering

  • Ved indgåelse af aftale om fotoopgave behandles oplysninger til brug for kontraktindgåelse, levering af billedfiler samt regnskab, herunder kundens navn, adresse, e-mail, telefonnummer samt betalings- og fakturaoplysninger (samt evt. CVR-nummer ved erhvervsopgaver)

  • Formål: Levering af færdige fotografier, fakturering og overholdelse af gældende regnskabslovgivning.

  • Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt) og litra c (retlig forpligtelse jf. bogføringsloven).

3. Særligt om portrætfotos, ophavsret og portfoliopublicering

Fotografier af personer indeholder personoplysninger under GDPR. KIM-YEN NGUYEN lægger stor vægt på tryghed, gennemsigtighed og respekt for den enkeltes integritet.

Optagelse og levering af billeder

  • Ved gennemførelse af en fotoopgave fremstilles digitale billedfiler af kunden eller de anviste personer.

  • Formål: Fremstilling og levering af det aftalte fotografiske arbejde.

  • Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftalen om fotografering).

Publicering på hjemmeside, portfolio og sociale medier

  • Som visuel kunstner og fotograf benyttes udvalgte portrætter og fotos til fremvisning af arbejde i portfolio, på hjemmesiden eller på sociale medieprofiler.

  • Retsgrundlag: Publicering af portrætfotos eller nære situative billeder sker på baggrund af et udtrykkeligt samtykke fra de afbildede personer (GDPR artikel 6, stk. 1, litra a).

  • Tilbagekaldelse af samtykke: Du kan til enhver tid trække dit samtykke til offentliggørelse af et portrætfoto tilbage. Ved tilbagekaldelse fjernes billedet fra hjemmesiden og digitale platforme inden for rimelig tid.

Opbevaring af digitalt billedarkiv

  • Som en service for kunden opbevares det digitale billedarkiv (f.eks. råfiler og færdige billeder) efter levering, så kunden ved tab af filer har mulighed for genbestilling.

  • Retsgrundlag: Legitim interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f) i at tilbyde arkiv- og genbestillingsservice. Kunden kan til enhver tid anmode om sletning af sine arkiverede billeder.

4. Videregivelse af Oplysninger og Databehandlere

Personoplysninger og billedmateriale videregives ikke til tredjemand til markedsføringsformål. Videregivelse sker alene til betroede databehandlere, der leverer den nødvendige IT-infrastruktur.

  • Squarespace Inc: Hjemmesidehosting og kontaktformular. EU-U.S. Data Privacy Framework (USA)

  • Simply.com: Webhosting, e-mail og IT-infrastruktur. Servere placeret i Danmark / EU

  • PicDrop (Professionelle Cloud-Arkiv). Sikker opbevaring af digitalt billedarkiv. Servere inden for EU/EØS (Tyskland).

Alle databehandlere behandler alene oplysninger efter instruks og under gældende databehandleraftaler.

5. Opbevaring og sletning af data

Oplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt i forhold til de formål, hvortil de er indsamlet, eller for at overholde gældende lovkrav.

  1. Uafsluttede forespørgsler: Korrespondance vedrørende forespørgsler, der ikke fører til en booking, slettes senest 12 måneder efter seneste kontakt.

  2. Regnskabsmateriale: Fakturaer, regnskabsbilag og transaktionsdata opbevares i 5 år fra udgangen af det pågældende regnskabsår i henhold til bogføringsloven.

  3. Billedarkiv og portrætter: Leverede billedfiler gemmes i det digitale arkiv i op til 5 år som en kundeservice, medmindre kunden forinden anmoder om sletning. Billeder offentliggjort i portfolio opbevares, så længe samtykket opretholdes.

6. Cookies og hjemmesidetrafik

Hjemmesiden anvender den tekniske platform Squarespace.

Førstepartscookies

Siden benytter udelukkende nødvendige og funktionelle førstepartscookies, som er påkrævet for at sikre hjemmesidens tekniske drift, sikkerhed og korrekte visning af billedgallerier.

Ingen tredjepartssporing

Der benyttes ingen tredjepartscookies til markedsføring, annoncering eller sporing på tværs af hjemmesider (f.eks. Google Analytics eller Meta Pixel). Besøgende præsenteres for et indbygget cookiebanner ved første besøg, hvor samtykke og indstillinger for Squarespace-cookies kan administreres.

7. Dine rettigheder som registreret

I henhold til databeskyttelsesforordningen har du som registreret følgende rettigheder:

  • Indsigt (art. 15): Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger der behandles om dig, og modtage en kopi.

  • Berigtigelse (art. 16): Du har ret til at få ukorrekte oplysninger om dig selv rettet.

  • Sletning (art. 17): Du har ret til at få dine personoplysninger og billeder slettet, medmindre fortsat opbevaring er påkrævet i henhold til lovgivningen (f.eks. bogføringsloven).

  • Begrænsning af behandling (art. 18): Du har ret til at kræve, at behandlingen af dine data begrænses i visse situationer.

  • Dataportabilitet (art. 20): Du har ret til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

  • Indsigelse (art. 21): Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.

  • Tilbagekaldelse af samtykke: Hvis behandlingen hviler på dit samtykke (f.eks. vedrørende publicering af portrætfotos), kan du til enhver tid tilbagekalde samtykket med fremtidig virkning.

8. Klage til Datatilsynet

Hvis du mener, at behandlingen af dine personoplysninger ikke overholder databeskyttelsesreglerne, opfordres du til at kontakte dataansvarlig først.

Du har også altid ret til at indgive en klage direkte til Datatilsynet:

  • Datatilsynet

  • Adresse: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby

  • E-mail: dt@datatilsynet.dk

  • Websted: www.datatilsynet.dk

Senest opdateret: 3. november 2026